• Bürobedarf erfassen

  • Gute Buchhaltung

  • Mobiler Schreibplatz

  • Leistungsfähiger Postkasten

  • Bequemer Brieföffner

  • Ergonomische Schreibwaren

  • Ordner und Hefter

  • Mappen und Register

Der tatsächliche Bürobedarf

Praktisch jedes Unternehmen ist auf ein zentrales Büro angewiesen

Den Bürobedarf erfassen

Selbst im privaten Bereich gibt es neben Funktionsräumen wie Küche, Hauswirtschaftsraum und Sanitärbereich meistens einen Raum oder eine Abteilung, in der administrative Tätigkeiten konzentriert sind. In einem Unternehmen laufen fast alle Fäden im Büro zusammen. Das zeigen auch die typischen Aufgabenfelder:

  • Posteingang
  • Sortierung des Schriftverkehrs
  • Zuordnen der Akten zu den entsprechenden Weiterverarbeitungsstellen oder zur
  • Archivierung oder
  • Entsorgung
  • Rechnungsstellung bzw. allgemein Rechnungswesen.
  • Ausgehender Schriftverkehr wie etwa Werbebriefe
  • Übersicht über die einzelnen Arbeitsfelder des Unternehmens (dazu gehört auch die Übersicht über den eigenen Bürobedarf)
  • Kundendatei
  • Mitarbeiterakten
  • Arbeitsstunden, Stundenpläne, Gehaltszahlungen der Mitarbeiter
  • Unternehmensbeobachtung durch regelmäßige statistische Erhebungen
  • Steuerliche Administration
  • Unterstützung der Geschäftsführung und der leitenden Mitarbeiter/Abteilungen

Alles zusammen wird gern zusammengefasst in der Buchhaltung, die für die Buchführung eines Unternehmens zuständig ist. In Teilbereichen gliedert sich die Buchhaltung nach Anlagen-, Debitoren-, Energie-, Finanz-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung sowie Kosten-/Leistungs-Rechnung und Materialwirtschaft (Lager- und Mengenbuchhaltung). In der öffentlichen Buchhaltung kennt man zudem noch die Kameralistik.

Gute Buchhaltung

Jedes Büro, ganz gleich, ob all diese Arbeitsbereiche von einer Person oder von diversen Abteilungen übernommen werden, vollzieht dabei eine Reihe von Tätigkeiten, die in Grundzügen identisch sind und daher nach ähnlichem Büromaterial verlangen.

Die Digitalisierung hat in Sachen Bürobedarf und Büroausstattung einiges verändert. Vor der Einführung von Computern, mit denen man auch Arbeiten der Bereiche Entwicklung und Produktion erledigen konnte, gab es in den meisten Firmen eine sehr klare Trennung zwischen Administration und dem Rest des Unternehmens. Früher hat man bei der Designentwicklung am Zeichenbrett gearbeitet oder mit Ton modelliert oder etwas aus Holz geschnitzt. Heute kann man – etwa im Ein-Mann-Betrieb – den Computer verwenden, der auch für die gesamte Buchhaltung eingesetzt wird. Das hat nicht nur in kleinen und jungen Unternehmen dazu geführt, dass teilweise Betriebsbereiche oder Arbeitsaufgaben zusammengefasst wurden. Der mobile Rechner Notebook macht es mit dem entsprechenden Zuböhr sogar möglich, dass man für die administrativen Tätigkeiten nicht einmal mehr einen eigenen Raum braucht. Die Praxis zeigt aber, dass gerade Jungunternehmer von Anfang an der Büroarbeit und dem Bürobedarf eine hohe Aufmerksamkeit zukommen lassen sollten. Wer hier mit einem umfassenden Grundkonzept und dem richtigen Zubehör startet, läuft nicht Gefahr, sich in administrativen Fallstricken zu verheddern und die eigentliche Arbeit, die Firmenidee, aus den Augen zu verlieren. Die teilweise digitale und teilweise physische Verwaltung nennt der Fachmann hybride Verwaltung (mit hybriden Geschäftsunterlagen) und stellt nach wie vor eine hohe Herausforderung an die Organisation und das Büromaterial dar.

Mobiler Schreibplatz

Das Schriftstück auf seinem langen Weg

Bei vielen Aufgaben der Buchhaltung bzw. des Zentralbüros geht es um die Verarbeitung von Schriftstücken wie Briefe, Anfragen, Rechnungen, Stunden- und Lohnzettel, Urlaubswünsche usw.

Ein Konvolut solcher Schriftstücke nennt man Akte, wobei der Grund der Zusammenstellung vielfältiger Natur sein kann.Die Akte als solches ist die Einheit der Schriftgutverwaltung und durchaus in groben Zügen vergleichbar mit anderen Elementareinheiten wie der Zelle oder dem Atom. Eine Akte sollte möglichst von außen schnell einsehbar über den Inhalt (Content) und den Zeitverlauf (Context) informieren. Für Akten, die häufig, vielleicht sogar täglich gebraucht werden, sollte der einfache und schnelle Zugang vom Bürostuhl aus möglich sein. Im Folgenden werden typische Aspekte des Weges eines Schriftstücks aufgezeigt und die Bearbeitung und Weiterleitung betreffende Hilfsmittel präsentiert. Daraus ergeben sich auch die wesentlichen Grundlagen zur Feststellung des tatsächlichen Bürobedarfs (bspw. Büromaterial wie Schreibwaren).

Die Entstehung der Akte

Viele Schriftstücke trudeln erwartet oder überraschend auf dem Firmengelände ein, indem sie als Kontaktpunkt den Postkasten nutzen. Alternativ können Akten auch per Kurierdienst, von einem wütenden Kunden oder von Außendienstlern hereingebracht werden. Zudem erblicken manche Schriftstücke das Licht der Welt auch mitten im Büro, ohne dass ein konkreter Anstoß ausgemacht werden kann. Sie entstehen irgendwo zwischen Bürostuhl und Schreibwaren in den unendlichen Weiten der Agierenden.

Leistungsfähiger Postkasten

Ab der ersten Berührung zwischen Schriftstück und Firma obliegt dem Unternehmen, insbesondere der Verwaltung, die Verantwortung über die Schriftstücke. Daher ist es oft wenig sinnvoll, wenn man unter dem Postkasten gleich eine Entsorgungseinrichtung installiert. Zu schnell werden dann Briefe für Werbesendungen gehalten und die Rechnung von dem Zulieferer XY oder der Scheck von dem Kunden YZ geht verloren. Dann ist es praktischer, bereits den Posteingang zu ritualisieren. Das Wesentliche vom Unwesentlichen wird sorgsam getrennt und alle für die Firma wichtigen Sendungen werden mit einem Eingangsdatum versehen. Ein Stempel ist hier auch bei relativ geringem Postvolumen eine praktische Lösung, also Teil des sinnvollen Büromaterials. Danach sollten die Sendungen auf den Weg geschickt werden.

Das kann bedeuten, dass beispielsweise die Briefe die betriebsinterne Rohrpost nutzen oder dem Postjungen übergeben werden. Eine zielsichere Zuordnung ist an dieser Stelle absolutes Muss, denn wenn im Eingangsbereich Schriftstücke den falschen Weg nehmen, sind sie oft für lange Zeit verschollen. Die Folge können verpasste Termine und manchmal sogar vergebene Erfolgschancen sein. Das bedeutet auch, dass im Posteingang die Post geöffnet werden muss, wenn sie nicht direkt einer Abteilung oder einem Mitarbeiter zugewiesen werden kann. Bei der Sortierung der Post helfen Sortierablagen. Brieföffner gehören ebenso zum Bürobedarf wie ein Müllkorb.

Bequemer Brieföffner

Ab dem Moment, wo ein Schriftstück diese Kontrollen passiert, wird es zu einem Arbeitsauftrag und ist selbst eine Akte oder Teil einer Akte. In vielen Fällen geht es dann zu einem Arbeitsplatz, der den unterschiedlichsten Buchhaltungen bzw. Arbeitsbereichen angehören kann, in vielen Fällen aber durchaus ähnliche Arbeitsschritte erfordert. Daher ist es jetzt wichtig, sich den Arbeitsplatz anzuschauen und den Bürobedarf zu erheben.

Der Akten-Bearbeitungsplatz

Bekannt ist der Beamten-Dreikampf, der durch Knicken-Lochen-Heften, Lochen-Heften-Ablegen oder auch Stempeln-Lochen-Heften oder ähnlichen Tätigkeiten beschrieben wird und in den höheren Etagen bzw. für Fortgeschrittene als Beschließen-Ausfertigen-Verkünden seine Fortsetzung findet. Damit sind die Tätigkeiten am Arbeitsplatz bei weitem nicht umfassend beschrieben, aber der Beamtenwitz zeigt, worauf es in der Verwaltung ankommt und was als Büromaterial Verwendung findet.

Die nach ISO 15489 beschriebenen Grundsätze der Aktenführung beziehen sich nicht auf die inhaltliche Auseinandersetzung mit den Schriftstücken. Diese ist fachgebunden und Teil der jeweiligen Profession. Die verwaltende Tätigkeit ist dagegen weitgehend fächerübergreifend. So bürokratisch dies auch klingen mag, nur eine zuverlässige und Zeit und Aufwand sparende Aktenführung kann die Betriebsprozesse fördern. Verschwundene Unterlagen sind dagegen ein Gräuel und produzieren nicht selten nachhaltig Schäden.

Der Schreibtisch

Arbeitsplatz & Schreibtisch

Der typische Arbeitsplatz für Büroangestellte ist der Schreibtisch (inklusive Bürostuhl), der noch vor nicht allzu langer Zeit das Pult abgelöst hat. Das ist ein wenig überraschend, wenn man weiß, woher der Begriff Büro kommt. Der Name ist im altfranzösischen bure, burel verwurzelt, was für „grober Wollstoff“ steht, und findet seinen Ursprung vermutlich im lateinischen burra für „zottiges Gewand“. Gemeint ist dabei ein Tuch, das aus einem Tisch einen bedeckten Tisch, einen Schreibtisch macht. Daraus wurde dann später der „Raum mit Schreibtisch“: das Büro. Man kennt es noch von älteren schweren Schreibtischen, dass die Oberfläche in einer holzuntypischen Farbe gehalten ist und gelegentlich einer Decke, einem Tuch ähnelt. Auch die noch heute übliche Schreibtischunterlage greift das Thema auf. Vermutlich hat man früher ein Tuch auf einen Tisch gelegt, der sonst für alltägliche Dinge wie etwa der Essenszubereitung oder der Fleisch-/Fischverarbeitung genutzt wurde. Das Tuch machte den Tisch sauber, auch im übertragenen Sinne der Geschäftstätigkeit.

Auch heute noch ist Ordnung auf dem Schreibtisch ein wichtiges Kriterium für erfolgreiches Arbeiten. Dazu ist es notwendig, dass die für die Arbeit verwendeten Gegenstände, das gesamte Büromaterial, jeweils einen eigenen, gut erreichbaren Platz bekommen. Der Schreibtisch als solches hat es da schwer, kann doch die glatte Oberfläche keine Fächer, Schubladen usw. bieten. Zudem soll hier Platz für die Akten sein und seit vielen Jahren muss hier auch noch eine Tastatur, eine Maus und ein Monitor Platz finden.

Kleineres, aber vielfältigeres Büromaterial

Vor allem in den 1980er und 1990er Jahren, als exorbitante Röhrenmonitore fast die Hälfte des Schreibtisches wegnahmen und noch auf dem Desktop-PC standen, wurde es schnell eng. Insbesondere die Tastatur ist hier als Problemkind zu nennen, weil sie normalerweise genau dort liegt, wo auch die zu bearbeitende Akte ihren Platz einzunehmen pflegt, nämlich die freie Tischfläche vor dem Bürostuhl. Diverse Variationen von Schreibtischen sowie Schreibtischergänzungen haben schon versucht, das Problem zu lösen. Dazu gehört etwa die unter der Schreibfläche herausziehbare Tastatur. Geübte Tastschreiber, die blind das 10-Finger-System beherrschen und sich auch auf den Sonderzeichen der Tastatur auskennen, sind hier oft zu beneiden.
Mit der Mobilität der Rechner, sprich dem Siegeszug der Notebooks, haben häufig die Klappcomputer den Platz der Tastatur übernommen, was den Konkurrenzkampf auf dem Schreibtisch noch erhöht.

Schreibgeräte und Korrekturhilfen

Ergonomische Schreibwaren

Für die Bearbeitung einer Akte sind vor allem Schreibwaren wie Füller, Kugelschreiber, Stifte, Radiergummi, Textmarker, Locher usw. im Einsatz. Eindeutig sind hier die Möglichkeiten des Büromaterials gestiegen. Auch Kugelschreiber gibt es heute mit diversen Schriftfarben und Fineliner ersetzen die unterschiedlichsten Schreibgeräte. Alles, womit man schreiben, zeichnen, malen, markieren und korrigieren kann, sollte den Anforderungen des beruflichen Alltags gewachsen sein. Kugelschreiber, die über das Papier kratzen oder Radiergummis, die Löcher ins Papier reißen (Locher), sind schon lange nicht mehr up to date. Chefs, die hier ihre Mitarbeiter in Sachen Schreibwaren auf Sparflamme setzen, sparen am falschen Ende. Gutes Büromaterial erhöht die Freude an der Tätigkeit. Allerdings sollten das nicht nur Chefs beherzigen, sondern auch ihre Untergebenen zu schätzen wissen. Modisches, edles oder gar luxuriöses Design kann eine zusätzliche Aufwertung sein, aber Funktionalität und Qualität gehen vor. Dazu sollte man sich regelmäßig einen Überblick über die Entwicklung des Marktes verschaffen. Auch wenn die ganz großen Erfindungen wie der Locher, der Tacker, der Druckbleistift, oder der Kugelschreiber schon hinter uns liegen, viele Bereiche der Büroausstattung präsentieren sich evolutionär und überraschen immer mal wieder mit neuen Details.
Dazu kommt auch noch der ökologische Aspekt. Zunehmend wird für den Bürobedarf Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit eingefordert. Die Hersteller wissen das und liefern immer mehr entsprechende Produkte wie beispielsweise recycelbares Kopierpapier.

Die vielfältigen Alternativen wollen auch genutzt werden, was wieder die Organisation auf dem Schreibtisch herausfordert. Schreibtisch-Organizer sind hier eine sinnvolle Alternative oder Ergänzung zu Schubladenschränken oder Rollcontainern. Hier gibt es einige Vorschläge für die Lagerung von Büromaterial drunter und drüber, also für unter und über der Schreibfläche. Rollcontainer genießen den Vorteil, dass sie je nach Bedarf in eine rechtwinklige Position zum Schreibtisch geschoben oder darunter versteckt werden können. Solche Varianten sind vor allem dann interessant, wenn das Büro auch für Publikumsverkehr offen steht oder wenn die Räumlichkeiten insgesamt sehr beengt sind.

Ablagen

Zur Vorsortierung und Bereithaltung von Schriftstücken bzw. Akten sind Ablagen ideales Büromaterial. Die Ablage oder Registratur ist ein wesentlicher Vorgang der Schriftgutverwaltung. Spätestens jetzt sollte jedes Schriftstück erfasst und einer Akte zugeordnet sein. Dafür gibt es Aktenzeichen sowie Aktentitel und Registraturplan. Eine solide Ablage ist das A und O eines funktionierenden Büros. Die Tätigkeit wird häufig als unangenehm und geringfügig eingeschätzt und damit schon fehlinterpretiert. Aber gerade die Unannehmlichkeiten in der Betriebsführung sollten besonders zuverlässig organisiert werden. Damit dafür nicht unnötige Zeit und Energie verloren geht.

In der Praxis können als Ablagen freie Oberflächen, Regalbretter, Ablagekästen, Mappen, Ordner usw. verwendet werden. Sogar der Aktenwagen wird gern für die Ablage genutzt, was in der Praxis langfristig meist sehr ungünstig ist. Es sollte auch hier darauf geachtet werden, dass die Registratur nicht mit anderen Arbeitsaufgaben kollidiert. Wird der Aktenwagen auch für den Transport von Ordnern zwischen den Abteilungen verwendet, so hat die Ablage als solches hier nichts zu suchen. Je klarer der Aufgabenbereich Registratur definiert und das Arbeitsmaterial zugeordnet ist, desto weniger Zeit wird für die Ablage verschwendet. Und so bleibt dem Jungunternehmer mehr Zeit für wichtigere Dinge.

Solides Büromaterial

Mappen und Ordner

Ob man sich für Hängemappen oder für stehende Ordner mehr begeistert, ist in vielen Fällen meist zweitrangig. Zunächst sollte man sich als Jungunternehmer für ein Kern-Akten-System entscheiden. An Vor- und Nachteilen gibt es sowohl bei (Hänge-)Mappen als auch bei Ordnern einige zu nennen. Allerdings sind diverse Aspekte abhängig von den anderen Betriebsabläufen. Darüber hinaus gibt es jeweils einige Nachteile, die durch entsprechendes Zubehör ausgeglichen werden können. Als wesentliche Unterschiede lassen sich vor allem folgende Aspekte herausstellen:

Ordner

  • können sowohl ein in sich geschlossenes Ablagesystem als auch Teil eines größeren Systems (Ordnerreihe, Ordnerschrank) bilden.
  • lassen sich im Regal oder Schrank aufstellen und bieten mit ihrem breiten Ordnerrücken (5 cm oder 8 cm) eine ausreichende Fläche für eine von weitem erkennbare Beschriftung
  • sind in sich stabil und können wahlweise auch allein oder zu mehreren auf einem Schreibtisch oder Sideboard stehen.

Ordner und Hefter

Mappen

  • nutzen den Raum besser aus. Leere Mappen brauchen kaum Platz, belegte Mappen sind immer nur wenig breiter als der Inhalt, der sie füllt.
  • erlauben vor allem im Hängeregister den deutlich schnelleren Zugriff. Im Hängeregister kann man beispielweise Mappentaschen benutzen, für die der Inhalt nicht einmal abgeheftet werden muss.
  • können einfacher als Ordner so systematisch gerstaltet werden, dass jeder Vorgang, jede Akte eine Mappe innehält. Beispielsweise könnte für jeden Kunden, jede interne Maßnahme oder Fortbildung, jeden Geschäftspartner bzw. Zulieferer immer eine eigene Mappe eingesetzt werden.

Mappen und Register

Schaut man sich die Vor- und Nachteile an, so wird schnell klar, wo es in Sachen Bürobedarf langgehen könnte. Mappen empfehlen sich vor allem für Akten, die häufig und kurzfristig benötigt werden. Dafür sprechen die schnelle Zugriffszeit und die Möglichkeit, dass man viele Vorgänge per Mappen im Mappenboy direkt am Schreibtisch bedienen kann. Ordner verbrauchen für diesen Zweck aufgrund ihrer Normierung viel mehr Leerraum. Bis an den Rand mit Kopiepapier gefüllte Ordner beherbergen 300 (5 cm Rückenbreite) bis 500 (8 cm) Blatt Papier und sind dementsprechend schwer. Wer vom Bürostuhl aus ohne aufzustehen Ordner bedienen will, wird kaum mehr als 10 oder 15 Ordner in brauchbarer Reichweite horten können, wenn er sich nicht in einer Ordnerburg verbarrikadieren will. Selbst eine Ordner-Drehsäule kann das Problem nur begrenzt lösen, da ein voller Ordner am ausgestreckten Arm recht schwer wird.

Büromaterial braucht Platz

Ordner sind aber da praktisch, wo vergleichsweise selten Akten frequentiert werden. Müssen etwa Rechnungsvorgänge der vergangenen Jahre im Büro gelagert werden, weil man vielleicht gelegentlich – etwa wegen Garantieansprüchen – darauf zugreift, so sind Ordner in einem Regal die ideale Lösung. Da Regale und Schränke mit Vorliebe an Wänden Platz nehmen, verbrauchen sie wenig Innenraum des Büros. Die Ordner stehen also dem anderen Bürobedarf nicht im Wege, wenn sie nicht benötigt werden. Das wäre etwa bei selten genutzten Mappen im Mappenboy oder gar auf dem Schreibtisch der Fall. Wenn angestaubte Mappen die tägliche Arbeit behindern, kann man nicht mehr von optimaler Büroarbeit sprechen.

Gerade Jungunternehmer sollten sich überlegen, mit welchen Schriftstücken/Akten sie zu tun haben und wie oft diese zur Hand genommen werden. Daraus resultiert der Bürobedarf in Bezug auf Ordner und Mappen, die sich durchaus ergänzen können. Man kann das an anderen Bereichen sehr deutlich machen:
Telefondaten und der Kalender sollten stets zur Hand sein. Man könnte einen Anruf von einem Kunden bekommen und einen Termin absprechen wollen oder man vermittelt an einen Kollegen.
Die Jahresabschlussberichte der Vorjahre, über die man sich bereits mehrfach wie ein Schneekönig gefreut hat, sowie die Steuerbescheide und ähnliche Akten können durchaus der Archivierung anvertraut werden.

Aktenarchiv

Das Verhältnis zwischen Ablage und Technik

Viele professionelle wie auch Hobby-Architekten beginnen bei der Erforschung des Bürobedarfs mit der Technik. Das ist im Sinne der notwendigen Verkabelung auch durchaus förderlich.

Andererseits zeigt die jahrzehntelange Erfahrung in Büros und in der öffentlichen Verwaltung, dass Ablage- und Ordnungssysteme meist eine erheblich längere Laufzeit haben als technisches Zubehör. Das wirft ein ganz anderes Bild auf die Investitionsplanung des Bürobedarfs.

Schreibmaschine

Seit den 1960er Jahren wurde die mechanische Schreibmaschine von der elektrischen Nachfolgerin, von Schreibmaschinen mit Monitor, von Computern mit Drucker, von Netzwerk-Computern, von Computern mit Internetzugang und inzwischen oft auch von Notebooks abgelöst (je nach Größe des Büros). Die Frage, ob hauptsächlich Mappen oder Ordner verwendet werden, wurde in diversen Unternehmen, Behörden, Fachgebieten oder Unternehmensbereichen vor über einem Jahrhundert beantwortet und seitdem kaum noch diskutiert. Gerade beim Ablage- und Ordnungssystem ist Kontinuität ein wesentlicher Faktor bei der Effektivität, was sich auch auf den fortlaufenden Bürobedarf auswirkt. Gegen evolutionäre Entwicklungen ist nichts einzuwenden und wenn in 50 Jahren mal auf ein neues System der Aktenverwaltung umgestellt wird, mag das auch noch mit wenigen Monaten Chaos gemeistert werden können. Aber wer als Jungunternehmer die Vorstellung hegt, mit seiner Geschäftsidee Erfolg zu haben und vielleicht sogar – wenn auch möglichst frühzeitig – in Rente gehen zu können, der sollte bei der Systematisierung der Administration nicht auf Eintagsfliegen setzen. Beim Bürobedarf geht es mindestens um mittelfristige Ordnungssysteme. Die Entwicklung der Computer, die alle paar Jahre für massiv zunehmende Inkompatibilität sorgt, ist schon aufregend genug. Daher ist es zu empfehlen, dass alle wichtigen Akten immer auch in physischer Form gelagert werden. Digitale Daten unterliegen de facto einem deutlich höheren Verlustrisiko.

Datensätze aus der Computersteinzeit (ca. 1970) lassen sich heute teilweise nicht mehr einlesen, weil die entsprechenden Programme fehlen, während man Höhlenmalerei (etwa in der Höhle von Lascaux in Frankreich, datiert auf etwa 15.000 bis 17.000 Jahre v.Chr.) nach wie vor gut entziffern kann. Und vielleicht wissen junge Mitarbeiter in naher Zukunft einfach nichts mehr mit der alten Technik anzufangen und versuchen beispielsweise vergeblich mit den auseinander ziehenden Fingern die „Zeichen“ auf CD-Roms oder DVDs zu entziffern. Es zeigt sich, dass insbesondere der technische Bürobedarf Alterungsprozessen unterliegt, die nicht allein auf den Verbrauch zurückzuführen sind.

CD, DVD, Diskette, Blu-Ray-Disc, Speicherkarte, USB-Stick, mobile Festplatte

Die Bedeutung der Akte und der Nutzen von Qualität

Unschwer ist hier zu erkennen, dass dem Schriftstück, der Akte, sehr viel Aufmerksamkeit geschenkt wird. Im Grunde widmen sich der gesamte Bürobedarf und jegliche Büroarbeitskraft dem Datenträger, der oft noch aus Papier besteht.

Dabei ist es weitgehend egal, wie entscheidend der Inhalt sein mag. Es gibt sicherlich gesetzliche Vorgaben, welche Schriftstücke wie lange aufgehoben werden sollten. Man sollte diese Regelungen großzügig im Sinne einer längeren Aufbewahrung auslegen und auch diesen Bereich der Verwaltung praktisch gestalten. Eine sichere Unterbringung alter Akten ist nicht zu unterschätzen. Und wenn für das Ende des Zyklus‘ der Unterlagen so viel Sicherheit thematisiert wird, sollte natürlich auch der Weg bis dahin solide sein. Daraus ergeben sich vielfältige Investitionsaufgaben in Sachen Bürobedarf.

Das funktioniert, wenn das gesamte Unternehmen, ob klein oder groß, ein durchgängiges Konzept im Umgang mit Schriftstücken hat. Als Beispiel wären etwa in einer Produktionsfirma die Herstellungs- und Auslieferungsaufträge zu nennen. Sie müssen verfasst, an die richtige Stelle geliefert, dort abgezeichnet, erfüllt und vielleicht wieder zurückgeschickt werden usw. Jeder Schritt sollte klar vorgezeichnet und möglichst protokolliert werden. Idealerweise nutzt man für jeden Ort, an dem sich eine Akte befinden kann, einen festen Rahmen. Dazu steht eine Menge Bürobedarf zur Verfügung: Etiketten, Ordner, Mappen, Mappenwagen, Ablagefächer, Transporttaschen usw. Jeder undefinierte Bereich, den ein Schriftstück erreicht, erhöht die Gefahr des Verlustes. Fehlt das durchgehende Protokoll, so wird die Akte vielleicht sogar nicht mal vermisst. Ein auf Kopierpapier kopierterLieferschein beispielsweise sollte zu jeder Zeit einen festen Ort haben und nicht gewohnheitsmäßig irgendwo, etwa auf dem Bürostuhl, herumliegen.

Beim Bürobedarf, den man für die Ablage und Organisation von Akten verwendet, sind praxisgerechte Ausführung, praktische und möglichst einfache Bedienung sowie Dauerbelastbarkeit die wichtigsten Kaufkriterien. Qualität geht immer vor Gimmicks. Ablagefächer sind genauso wie Schreibwaren, Bürostuhl, Drucker usw. Werkzeuge. Bei Werkzeugen sollte im professionellen Bereich am wenigsten an der Qualität gespart werden.

Dazu zählt auch, dass beispielsweise Büromaterial zueinander passt. Man kann Büromöbel im Billigladen kaufen, um dann festzustellen, dass das für die Aktenordner vorgesehene Regal in jeder Ordnerreihe mehrere Zentimeter verschenkt. Oder preisgünstige Schränke, die der Dauerbelastung durch schwere Ordner nur wenige Wochen standhalten. Büromöbel sollten nicht als Experimentierfeld genutzt werden. Wer immer Büromöbel und Büromaterial nutzen muss, sollte sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können. Schlecht schließende Aktenschränke sind vor allem dann nervig, wenn es sowieso schon hektisch wird, weil etwa ein Kunde noch kurz vor Feierabend mit einem exklusiven Problem auftaucht.

Optimale Büromöbel

Die Technik

Sicherlich hat sich die Bürowelt in den vergangenen gut 100 Jahren in einer Weise verändert, wie dies zuvor nicht zu erahnen war. Bis in die Anfänge des 19. Jahrhunderts waren viele Büros nicht einmal elektrifiziert. Und dann hat es noch sehr lange gedauert, dass fast ausschließlich für Licht Strom benötigt wurde (abgesehen von Produktions-, Entwicklungs- und Lagertechnik). Während manche Abteilungen schon mit maschinellen Hilfen Personal einsparte, war die Elektrifizierung von Bürobedarf noch Zukunftsmusik. An technischen Zubehör gab es oft neben Beleuchtung und Heizung lediglich Schreibmaschinen und Telefone.

Ab den 1950er Jahren wurde die Schreibmaschine (Typenhebelmaschine und Kugelkopfmaschine) elektrisch und bot zudem die Möglichkeit der Korrektur bei Tippfehlern. Ihnen zur Seite gesellte sich in den 1960er und 1970er Jahren der Kopierer, der in vielen Büros noch bis Ende der 1980er Jahre das technische Highlight darstellte. Der Computer inkl. Zubehör eroberte vor allem in den 1980er Jahren die Büros. Die nächsten Dekaden sorgten für die Vernetzung der Computer untereinander, mit dem Firmengroßrechner und mit dem World Wide Web.

Die Schwerpunkte des technischen Bürobedarfs behandeln (Tele-) Kommunikation & Postwesen, Vervielfältigung, Textverarbeitung & Tabellenkalkulation, Unternehmenswirtschaft inklusive Zahlungsverkehr und Steuerwesen. Dazu kommen noch Einrichtungen, die auch sonst üblicherweise zu Betriebsräumen gehören, wie etwa Licht, Klimatisierung und im kleinen Rahmen Nahrungsmittelzubereitung sowie die Müllentsorgung, die im Sinne des Datenschutzes besonderen Auflagen unterworfen ist.

Das Thema Datenschutz kann man für viele neue Unternehmen recht schnell abhaken. Der Klassiker der Firmengründung ist die Anschaffung eines Aktenvernichters, am besten mit aufgedruckter Anleitung. Der Aktenvernichter, auch Reiß- oder Papierwolf genannt, hat nicht die Aufgabe, Kopierpapier zu entsorgen, sondern er soll Daten und Informationen vernichten, sodass der Datenschutz gewährleistet ist. Dafür gibt es inzwischen Aktenvernichter, die neben Papier auch Silberscheiben (CDs, DVDs, Blu-ray-Discs) schreddern. Da das Schneidewerk oftmals schwer zu kämpfen hat, sollte man den Aktenvernichter wirklich nur mit wichtigen Aufgaben und schonend behandeln. Zu den Dokumenten, die man dem Aktenvernichter überlässt, gehören unter anderem Ideen, seien sie auch nur wahllos auf ein Papier gekritzelt. Besser ist es allerdings, auch diese abzuheften, selbst wenn sie zunächst in eine Sackgasse zu führen scheinen. Der dafür verwendete Bürobedarf ist es immer wert.

Der Aktenvernichter hat immer Arbeit

Computer

Gerade für Jungunternehmer stellt die Einheit Computer & Drucker anfänglich oft den teuersten Bürobedarf dar. Optimal ist es da natürlich, wenn der PC oder das Notebook gleichzeitig auch bei der Kreativität und Produktivität hilft. Der Rechner, egal, für welche Bauart man sich entscheidet, ist ein Werkzeug und kein Spielgerät. Allerdings lohnt es sich für Neueinsteiger oft nicht, sich ein Profigerät zu kaufen, das beispielsweise auch Labor-Ansprüchen gerecht werden würde. Bei der Planung sollte man davon ausgehen, dass der elektronische Helfer häufig kaum länger leistungsfähig als ein Betriebssystem auf dem Markt ist. Jede neue Generation verlangt meist nach deutlich mehr Geschwindigkeit, die eine Aufrüstung selten sinnvoll erscheinen lässt. Zudem werden immer noch regelmäßig neue Ausstattungsfeatures entwickelt, die dann gern genutzt werden. So zentral insbesondere bei Jungunternehmern der PC für das Büro auch scheinen mag, er ist oft das erste Gerät, das einer völlig neuen Generation weichen muss.

Drucker

Bürotechnik

Bei Druckern sieht der Bürobedarf schon anders aus. Der Drucker und vor allem das Multifunktionsgerät hat die Position des altehrwürdigen Kopierers übernommen und manche Geräte sind bereits seit weit über 10 Jahren im Dienst. Das gilt etwa für Druckmaschinen, Plotter, Faxkopierer, Drucker für Etiketten usw. Der Druckermarkt macht es nicht leicht, das optimale Gerät zu finden, zumal gerade Jungunternehmer oft noch nicht genau abschätzen können, wie groß das Druckvolumen wird, wie viel Toner benötigt wird und vor allem welche Art von Druckaufgaben anstehen. Auch hier sollte man sich nicht von Jugendträumen (Farblaserdrucker), sondern vom tatsächlichen Bürobedarf leiten lassen. Die klassische Verwaltung druckt vor allem Text und ggf. noch Tabellen und Übersichten, für die normalerweise der Schwarzweißdruck reicht. Ein solider Monochrom-Laserdrucker ist da eine gute Wahl. Damit erspart man anderen, auf besondere Aufgaben spezialisierte Drucker, große Druckaufträge. Selbst, wenn zur Hauptbeschäftigung der Firma die Erledigung von Druckaufgaben durch einen Farblaserdrucker gehört, kann es sinnvoll sein, für den administrativen Bereich auf einen soliden Monochrom-Laserdrucker zu setzen, der günstigen Toner verbraucht. Damit kollidieren die beiden Arbeitsbereiche auch nicht.

Akten kopieren

Noch eher wird allerdings die Kombination klar, wenn Fotos gedruckt werden sollen. Dafür ist nach wie vor der Tintenstrahldrucker ideal, insbesondere, wenn er mit mehr als vier Farben gefüttert und mit speziellem Fotopapier beliefert wird. Einem solchen Hochleistungs-Tintenstrahldrucker sollte man aber das permanente Textdrucken für administrative Aufgaben ersparen. Wer auf seinen Briefen und Rechnungen unbedingt ein farbiges Firmenlogo zeigen möchte, kann auch darüber nachdenken, dafür mal eine Druckerei zu beauftragen, die Blankopapier inklusive Logo herstellt. Spätestens dabei wird dann auch klar, warum zusätzliche Papierschächte bei Druckern einen tatsächlichen Bürobedarf darstellen. Wohl dem, der sich beim Kauf für ein Gerät entschieden hat, das später mit Zubehör aufrüstbar ist.

Von Anfang an auf zwei Drucker zu setzen, zeigt sich immer dann als vorteilhaft, wenn mal ein Gerät nicht funktioniert, obwohl es gerade Freitagabend ist und man noch ein wichtiges Gespräch mit einem Kunden führen möchte. Verursacher ist oft der Toner, der nicht mehr da ist. Man kann nicht für alle Eventualitäten Ersatzgeräte im Lager horten, aber die wenigen firmenentscheidenden Betriebsabläufe sollten möglichst mehrfach abgesichert sein. Dazu gehört natürlich auch, dass Bürobedarf wie Tinte und Toner vorrätig ist.

Flüssiges Büromaterial

Papeterie

Das Thema Drucker gibt den Anstoß, mal die Papeterie zu besuchen. Es gibt einige wenige erfolgversprechende Vorstöße in Richtung papierfreies Büro weltweit, aber der Bürobedarf an Papier ist in modernen Büros trotz oder vielleicht wegen der Digitalisierung deutlich mehr geworden. Hier muss man gar nicht über Sinn oder Unsinn nachdenken. Wesentlich ist die Frage: Was wird gebraucht? Überflüssig angeschaffter Bürobedarf zeigt sich mit der Zeit. Gerade bei Papier, etwa als Druckerpapier, Kopierpapier, Etiketten, Kalender, Blöcke usw., sollte eine zuverlässige Vorratshaltung gepflegt werden. Dazu gehört natürlich auch, dass sich der Jungunternehmer über die Möglichkeiten informiert. Man mag es kaum glauben, aber selbst bei Papiersorten ist die Entwicklung noch nicht am Ende. Da heißt es, regelmäßig die neuen Angebote sichten und mit dem eigenen Bürobedarf abgleichen. Und wer wirklich für den Alltag ein anders aufgebautes Formularbuch benötigt, fragt vielleicht mal bei den Herstellern nach.

Die Digitalisierung der Fotografie hat in Zusammenarbeit mit der Lancierung hochwertiger Fotodrucker dafür gesorgt, dass Fotos auch zu Hause oder im Büro erstellt werden können. Daraus sind völlig neue Möglichkeiten entstanden. So können beispielsweise Werbeprodukte wie Flyer oder Kataloge zeitnah in hoher Qualität und in Farbe selbst hergestellt werden. Der Gebrauch des Fotodruckers setzt dann meist die Auswahl des richtigen Fotopapiers voraus. Ein Lösungsweg kann sein, Papier und Drucker vom selben Hersteller zu wählen. Ein anderer Weg ist vielleicht, eine Testreihe zu nutzen, um den optimalen Ausdruck bei geringstmöglichem Kostenaufwand zu erlangen.

Telefon & Fax

Auch wenn Faxgeräte im Zeitalter des Internets an Bedeutung verloren hat, sollte jedes Büro über ein Faxgerät verfügen. Der Markt hält dafür einfache, preiswerte, aber solide Faxgeräte bereit, die unabhängig vom PC funktionieren, aber mit diesem auch kommunizieren können. Das Fax genießt gegenüber anderen Telekommunikationsformen nach wie vor den überzeugenden Vorteil, dass der abgeschlossene Fax-Vorgang per Sendebericht bestätigt wird. Damit erhält der Absender darüber, dass das Fax angekommen ist, eine Rückmeldung wie bei einem Einschreiben mit Rückantwort. Auch vor Gericht ist dies gültig. Rechnungen schickt man also am besten (auch) mit dem Faxgerät.

Vielseitige Telekommunikation mit Telefon, Fax, SMS, Email

Das Telefon bzw. die Telefonanlage sollte dem jeweiligen Bürobedarf an Telekommunikation großzügig entsprechen. Das gilt auch für den Router. Häufig können Router sowohl das Netzwerk zwischen den angeschlossenen IT-Geräten zur Verfügung stellen als auch Telefonen einen Anschluss bieten. Bessere Router erlauben sogar den parallelen Anschluss von analogen und digitalen Endgeräten. Die Mehrausgaben können durchaus hoch sein. Andererseits sollte auch kein lukrativer Auftrag verloren gehen, nur weil alle Leitungen durch ein Telefonat – im schlimmsten Falle noch aufgrund eines Privatgesprächs – belegt sind. Auf keinen Fall kann es sich heute ein Unternehmen leisten, dass lediglich eine Datenleitung zur Verfügung steht, die entweder nur einen Rechner oder ein Telefon verbindet. Dies gilt auch dann, wenn überwiegend per Handy telefoniert wird. Kabellose Endverbindungen sind etwas Schönes und nicht selten auch praktisch, kabelgebundene Datenleitungen präsentieren sich aber nach wie vor schneller und störungsfreier.

Weitere Bürotechnik

Zahlreiche Geräte können angeschafft werden, um die Büroarbeit zu vereinfachen und zu optimieren. Man sollte im Vorfeld immer den tatsächlichen Bürobedarf erkunden, soweit dies möglich ist. Geht es um Kernbereiche des Geschäfts, so kann man sicher nicht von Luxuszubehör sprechen. Professionalität heißt auch, Fehlerquellen zu minimieren. Nachfolgende Auflistung gibt einen umfassenden Überblick über wichtige Bürotechnik:

  • Fotokamera: Wer nicht ein Handy oder Smartphone mit einer guten Fotoqualität zur Verfügung hat oder wer auf ordentliche Qualität angewiesen ist, sollte bei Digitalkameras auf Geräte der Mittelklasse setzen. Dabei überzeugen nicht nur Qualität und Ausstattung, sondern oft auch die Handhabung und Robustheit. Wie hoch die Ansprüche gesetzt werden sollten, lässt sich in manchen Branchen leicht erkunden, wenn man das Werk der Konkurrenten beobachtet. So legen Immobilienmakler oft gar nicht viel Wert auf perfekte Fotos, der Kunde soll animiert werden, selber schauen zu wollen. Allerdings empfehlen sich dann Objektfotos bei strahlendem Sonnenschein. Wer darauf nicht immer warten kann, definiert eine mechanisch hochwertige Kamera als Bürobedarf und nutzt die Aufhellungsmöglichkeiten von Bildbearbeitungssoftware
  • Beschriften von Büromaterial wie Ordner, Kartons usw. kann die Arbeitsabläufe entscheidend verbessern. Auch Produkte können formschön etikettiert werden.
  • Bindegeräte, Laminiergeräte, Falzmaschinen, Schneidemaschinen usw.: Geräte aus dem Bereich Bürotechnik optimieren den Umgang mit Papier, Kopierpapier, Etiketten und Papierprodukten sowie das Dokumentenfinishing und schaffen hochwertige Endergebnisse.
  • Kassen-/Geldzählsysteme: Der professionelle und nachvollziehbare Umgang mit Geld und Wechselgeld ist unabdingbar für eine solide Buchführung. Wer mit dem Kunden – etwa auf Märkten oder im eigenen Geschäft – Waren gegen Geld tauscht, sollte hier nicht mit der Geldbörse in der Gesäßtasche hantieren.
  • Speichermedien gibt es in vielfältiger Form. Wie der USB-Stick zeigt, steigt die Leistungsfähigkeit permanent. Das gilt auch für – externe – Festplatten.

Besondere Betriebsbereiche

Jede Firma hat oder entwickelt mit der Zeit eine Reihe von Betriebsbereichen, die sekundär zum Erfolg beiträgt. Je nach Unternehmensart und Branche, Betriebsgröße und -struktur sind diese mehr oder weniger wichtig und definieren besondere Themengebiete des Bürobedarfs. Zu vernachlässigen sind sie aber auf keinen Fall.

Versenden

Der Postausgang sollte gut strukturiert sein. Denn schließlich hängt von dem zuverlässigen Versenden von Kundenbriefen, Werbung, Rechnungen und Produkten der Erfolg ab. Dabei ist jede Sendung, die das Unternehmen in Richtung Kunden verlässt, eine Form von Präsentation. Man sollte die Wirkung von DIN A4 großen Umschlägen in Massenbriefkästen von Wohnkomplexen oder Hochhäusern nicht unterschätzen. Hier kann die eigene Sendung, die beim Kundenbriefkasten teilweise heraushängt, ebenso einen positiven wie negativen Eindruck hinterlassen. Genauso sollten wichtige Anschreiben und Rechnungen so versendet werden, dass sie vom Briefzusteller auch in kleinen Postkästen sicher untergebracht werden können. Zum Bürobedarf der Versandabteilung gehören unter anderem diverse Versandtaschen, Verpackungsmaterial, Füllmaterial, Klebematerial, Brief- und Paketwaage sowie Schneidegeräte und ggf. Stempel.

Der Postweg ist nicht ausgeschlossen.

Präsentation

Insbesondere Jungunternehmer müssen den Weg zum Kunden oft auf vielfältige Art suchen. Sich präsentieren ist dabei ein fast ständiger Vorgang. Besondere Aufmerksamkeit gilt diesem Bereich etwa, wenn man Messestände vorbereitet oder Fortbildungen bzw. Präsentationen durchführt. Beim Bürobedarf im Sinne von Projektoren (Beamer), Prospekthaltern, Schaukästen, Kundenstoppern, Infoständern, Sichttafeln, Moderationsmaterial usw. ist Qualität und Zuverlässigkeit ganz oben anzusetzen. Nichts vernichtet eine gute Geschäftsidee mehr, als wenn sich der präsentierende Referent beim Vortrag mit Billigausstattung wie einem instabilen Flipchart lächerlich macht.

Eine Firma präsentiert sich immer.

Teeküche & Co.

Menschen, die arbeiten und mit ihrem Elan und ihrer Kreativität das Rückgrat der Firma bilden, wollen auch kulinarisch bei Laune gehalten werden. Da sind Kaffeemaschine und Wasserkocher normaler Bürobedarf. Man muss sicherlich nicht in einem Kleinstbetrieb eine Kantine einrichten, die von der Ausstattung und dem Ambiente einer italienischen Eisdiele die Schamesröte ins Gesicht treibt. Aber Mitarbeiter sollten sich in ihren Pausen wohlfühlen und Kaffee trinken, Abstand zu ihrer Arbeit gewinnen und sich – im kleinen Rahmen – regenerieren können. Da ist eine kleine Teeküche mit 2 Stühlen immer noch besser als ein großzügiger Raum, der aber gleichzeitig noch für andere Dinge – etwa Kundengespräche – genutzt wird. Kaffe, Getränke und Nahrungsmittel richten sich idealerweise nach den bescheidenen Wünschen der Belegschaft. Für Kundengespräche sollten andere Räume zur Verfügung stehen. Soll dabei ggf. Kaffee & Co. serviert werden, empfiehlt sich dafür spezielles Geschirr.

Sanitärbereich

Auch hier ist der Kundenbereich vom Mitarbeiterbereich möglichst zu trennen. Natürlich ist Sauberkeit das oberste Gebot und die Vorratshaltung notwendiger Dinge sollte keine Lücken aufweisen. Damit erstreckt sich der Bürobedarf auch auf Toiletten und Handwaschbereich. Fehlendes WC-Papier kann auch schon mal einen Kunden vergraulen.

Gute Vorratshaltung beim Büromaterial

Betriebsmittel und Gebäudeausstattung

Hier hängt der Bürobedarf konkret davon ab, wie groß der Geschäfts- und Firmenbereich ist. Konzentriert man sich auf das Büro, so sollte vor allem der Eingang nicht vergessen werden. Menschen – Mitarbeiter, Kunden usw. – kommen auch bei miesem Wetter herein, wollen ihren Mantel ablegen, ihren Regenschirm zum Trocknen aufstellen und vergessen, die Schuhe abzuputzen. Ist der Eingangsbereich sommers wie winters optimal auf die meisten Eventualitäten eingestellt, so erspart man sich beispielsweise, dass auffällige Fußspuren durchs ganze Büro führen. Zur Ausstattung gehört beim Bürobedarf auch das notwendige Reinigungsmaterial für die kleinen Missgeschicke, die sich nicht immer vermeiden lassen. Schließlich bringen manche Kunden auch ihre (Klein-)Kinder mit. Für Themengebiete wie „Kunde mit Hund“ und „Raucher“ sollten entsprechende Lösungen überlegt werden, die allen Personen und dem Gesetz Genüge leisten.

Ein Kernbereich der Gebäudeausstattung ist die Lichtanlage und die entsprechenden Ersatzleuchtmittel. Hier sollte man sich nicht etwa auf die Qualitäten des Verwalters verlassen, wenn die Büroräume lediglich angemietet sind.

Je nach Arbeitsfeld gilt es, mehr oder weniger umfangreiche Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Auch über die gesetzlichen Bestimmungen einzelner Fachgebiete hinaus gehören Feuerlöscher, Verbandskasten, Rettungsdecke, Schutz- und Arbeitshandschuhe usw. daher zum Bürobedarf.

Geht es um die Erfassung der Arbeitszeit, so sollte man hier von Anfang an eine möglichst sachliche Variante wählen. Zum Bürobedarf gehören hier vielleicht technische Hilfen. Streitereien um Arbeitsminuten fördern niemanden, schon gar nicht das Unternehmen.

Die Überwachung der Betriebsbereiche ist ein heikles Thema. Mitarbeiter wie Chefs sind verantwortlich, dafür zu sorgen, dass niemandem die Videokamera und das Mikrofon auf den Bürostuhl gehalten werden muss. Die Nutzung von Firmeneigentum für private Dinge sollte seltene Ausnahme bleiben. Überwachungsgeräte sind aber absolut notwendig, um Betriebseigentum vor Fremden zu schützen. Hier sparen wird oft eine teure Angelegenheit.

Sichern ist sicher.

Transportmittel

In Büros von Firmen, die nicht mit dem Transportwesen zusammenhängen, werden Transportmittel wie Lastenkarren, Koffer, Kisten usw. oft vergessen, bis es auf einem Freitagabend zu einer Reise geht und jemand feststellt, dass Plastiktüten nicht der vollwertige Ersatz sind, um das gesamte Equipment zu transportieren. Auch für diesen Bürobedarf gilt: Qualität ist oberstes Gebot, sonst sind teure Geräte in Gefahr.

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